Betrügern auf der Fährte
Der Cashflow – das Blut, das täglich durch Ihre Unternehmensadern fließt. Doch was, wenn ein Parasit, eine kleine Zecke, Ihren Blutstrom anzapft? Sie saugt sich unbemerkt, langsam und genüsslich voll, ohne dass Sie es merken. Das Resultat: Krankheiten.
Was hier sehr dramatisch dargestellt wird, sind Aktualitäten, die im Finanzwesen täglich eine Gefahr für Ihr Unternehmen darstellen. Immer öfter liest man von Betrugsfällen im Finanzwesen und Bilanzfälschungen mit verheerenden Folgen.
Doch was tun, gegen Betrügereien dieser Art? Im Folgenden erfahren Sie 5 Tipps, wie Sie solche erkennen und abwehren können, bevor größere Schäden entstehen.
Tipp 1: Erkennen!
Um einen Angriff abwehren zu können, muss er natürlich erst einmal erkannt werden. Dies gelingt nur, wenn Sie zu jeder Zeit Ihren Cashflow im Blick haben. Machen Sie es Betrügern nicht noch einfacher, indem Sie sich nur mit alten Zahlen und Bilanzen beschäftigen. Überprüfen Sie Ihre Geldströme und Bankkonten in Echtzeit und erkennen Sie einen Betrug, noch bevor er vollzogen ist und sich negativ auswirken kann!
Vor allem automatisierte Zahlungsvorgänge, die schon lange laufen, eignen sich wunderbar, um kleine Zahlendreher unbemerkt einzubauen. Deshalb sollte jede Ein- und Auszahlung nachträglich noch einmal genau kontrolliert und mit dem Soll verglichen werden – und das nicht erst zum Monatsende.
Tipp 2: Regelungen festlegen!
Nicht nur die Einrichtung gut erprobter Arbeitsabläufe, sondern eine Regelung selbst für die kleinste und unwahrscheinlichste Ausnahme, sollte festgelegt werden. Nur damit kann ein korrekter Soll-Zustand aller Zahlungsein- und -ausgänge generiert werden, welcher mit Abweichungen abgeglichen werden kann.
Sollte Ihnen bei einer Cashflow Kontrolle etwas ungewöhnlich erscheinen, z.B. eine manuelle Überweisung an deren Stelle eigentlich seit Jahren ein automatisierter Zahlungsvorgang laufen sollte, kann dies nämlich ein Hinweis auf Betrug sein – muss aber nicht. Um Recht von Unrecht zu unterscheiden, benötigt es eine gut organisierte Prozessdokumentation, in der Regelungen zu Ausnahmen, sowie jede einzelne Ausnahme im Detail festgehalten werden sollen. Der Abgleich des Vorfalls mit der Regelung dürfte auf einen Blick zeigen, ob alles mit rechten Dingen zugeht. Zudem sollte die Genehmigung manueller Zahlungen, als Ausnahme des für gewöhnlich automatisierten Zahlungsprozesses, auf einen kleinen Nutzerkreis beschränkt werden. Was allerdings nicht ausschließt, dass diese zusätzlich noch einem von Ihnen vorgegebenen, unveränderbaren Muster folgen sollten. Überlassen Sie also nichts dem Zufall und behalten Sie so die Kontrolle über Ihren Cashflow!
Tipp 3: Transparenz!
Als CFO am zentralen Standort eines Unternehmens hat man es nicht leicht. Man muss nicht nur den eigenen Cashflow in Echtzeit im Blick haben, sondern auch die aller Tochtergesellschaften. Und damit nicht genug: Zusätzlich sollten diese auch noch unter Betracht historischer Daten analysiert und die Liquiditätsposition ausgewertet werden und das, sobald sie stattgefunden haben. Also weltweit jedes Bankkonto des Unternehmens müsste permanent überwacht und alle Auszüge analysiert werden. Ganz schön viel Verantwortung, betrachtet man auch noch die vielen anderen Aufgaben, die Sie bewältigen müssen. Doch lassen Sie sich davon nicht klein bekommen. Schaffen Sie einmal Transparenz und räumen auf, gewinnen Sie den Überblick zurück und können Ihre Finanzen auch in Zukunft schneller und einfacher überblicken. Auch wir kannten das Problem und haben für mehr Transparenz und Sicherheit den TIS Bank Statement Manager entwickelt. Ein Software-Modul, das in den Bank Account Manager integriert werden kann und Zahlungen transparent aufbereitet, analysiert und in Echtzeit den Liquiditätsstand aufrufen kann.
Tipp 4: Zentralisierung und Automatisierung
Ihr Berufsalltag ist voller Zahlen und Daten, dabei ist es schwierig den Überblick nicht zu verlieren. Ein Risiko, das ein großer Gewinn für Betrüger sein kann. Schützen Sie sich deshalb vor Bilanzfälschungen und Finanzbetrügern jeglicher Art indem Sie Ihre Zahlungsvorgänge zentralisieren und vor allem automatisieren. So gewinnen Sie Zeit für strategische Aufgaben und haben Ihre Transaktionen im Griff. Der TIS Bank Transaction Manager hilft Ihnen dabei. In Kombination mit dem TIS Bank Account Manager zentralisiert er alle Konten auf einer Plattform und einmal eingerichtet können Zahlungen wie monatliche Gehälter und Löhne, sowie Lieferantenrechnungen oder jegliche wiederkehrende Zahlungen automatisiert werden. Verschließen Sie deshalb nicht Ihre Augen vor aktuellen Problemen und hoffen Sie nicht, dass es an Ihnen vorbeigeht, sondern bereiten Sie sich vor! Durchsichtigkeit und die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe tragen zu einem sicheren Geldstrom bei. Und zu einem entspannten und sicheren Arbeitsalltag.
Tipp 5: Handeln!
Sind Regelungen festgelegt, Echtzeit-Analysen ein Punkt mit Priorität in Ihrer Tagesordnung und Arbeitsabläufe optimiert, kann es Ihnen gelingen einen Betrug zu verhindern. Passiert doch etwas, ist es wichtig, dass bei Auffälligkeiten sofort zu handeln! Lassen Sie sofort Nachforschungen in die Wege leiten, um einem Betrüger nicht noch einen Vorsprung zu geben. Hat er nämlich nach seiner Tat noch 29 Tage Zeit, ist es ein Leichtes für ihn jegliche Vorkehrungen zu treffen, um seine Identität zu verschleiern. Sollten Sie einen Betrüger also tatsächlich auf frischer Tat ertappen, gilt es seine Identität schnellstmöglich aufzudecken, um Schlimmeres zu vermeiden. Hierbei hilft Ihnen ein gut geordnetes Online-Archiv, in dem sich revisionssichere Aufzeichnungen und Angaben zu Auftraggebern von Zahlungen befinden. Zusätzlich sollten Sie dort elektronische Unterschrifts- und Zahlungsberechtigungen dokumentieren. So kann der Finanzbetrüger schnell und einfach erkannt und überführt werden.
Organisation und Prävention als Schlüssel zum Erfolg
Zusammenfassend ist es wichtig, dass Sie einen transparenten, zentralisierten und automatisieren Zahlungsablauf in Ihr Unternehmen integrieren, wodurch Sie die Fehlerquote senken und mehr Zeit für Kontrolle haben. So sichern Sie sich gegen Finanzbetrug ab und können schnell genug handeln, falls doch ein Betrug geschieht. TIS hilft Ihnen dabei. Denn die Bündelung aller ein- und ausgehenden Zahlungsprozesse an all Ihren Standorten auf einer einzigen, multi-bankfähigen Cloud kann Ihnen das Arbeitsleben erleichtern. Analysieren Sie Ihre Zahlen mit einer Software, erstellen Sie unterschiedliche Dashboards und führen Sie Auswertungen schnell, fehlerfrei und natürlich in Echtzeit einfach und sicher durch – ganz nach dem Business Intelligence Prinzip. Die Software hilft Ihnen festgelegte Regelungen und jegliche Cashflows an allen Standorten im Blick zu behalten, dadurch Abweichungen und somit Betrugsversuche zu erkennen und bietet Ihnen die Gelegenheit direkt zu handeln.
