Treasurer – die Hüter des Geldes – haben eine wichtige Funktion in Unternehmen. Mit ihrer Technik regeln sie den Geldstrom. Und das modern wie nie zuvor. Hier heißt es: Adé Bargeld im Schrank und hello digitale Möglichkeiten des 21. Jahrhundert!
Gleichzeitig zehrt aber auch die schwere Last der Verantwortung an Ihnen, denn verkalkulieren sie sich, ist es schnell aus – mit dem Job und mit dem Unternehmen auch. Damit Ihnen das nicht passiert und damit es mit Ihrer Karriere als Treasurer steil bergauf geht, haben wir für Sie fünf Tipps zusammengestellt, durch die Sie vollkommen sicher gehen können.
1. Vom Controller zum Treasurer
Die Umstellung der Geldverwaltung und die damit einhergehende Erstellung einer Treasury Abteilung wird immer häufiger. Zusammengefasst zeigen wir Ihnen hier einen kleinen Überblick, was Sie bei Ihrer Arbeit als Treasurer alles optimieren könnte:
Die Auswahl der Bankpartner sollte z.B. genau überlegt sein. Wer hierfür mehr Zeit investiert, kann später Gebühren einsparen. Ebenfalls sollte der Liquiditätsausgleich überprüft werden. Durch Cash-Pooling wird eine effiziente Cash-Verteilung, auch europa- oder weltweit, zur Leichtigkeit, da ein zentrales Finanzmanagement überschüssige Liquidität oder Liquiditätsunterdeckungen ausgleicht. Auch das verwendete Treasury-Management-System sollte noch einmal auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Kunden abgestimmt werden. Haben diese sich vielleicht in den letzten Jahren geändert, könnte eine Anpassung dessen sinnvoll sein. Generell ist es wichtig, die Transparenz für Kunden und innerhalb des Unternehmens jederzeit gewährleisten zu können, um das Vertrauen der Kunden zu stärken und den Mitarbeitern jede benötigte Information zu geben.
Bei fehlender Transparenz und unklarer Sicht auf Bankaktivitäten können Sie den Bank Account Manager von TIS nutzen. Denn TIS ermöglicht eine reduzierte Bankkontenverwaltung auf eine einzige SaaS-Lösung, wodurch Sie sämtliche Kontodetails kontrollieren können. Für Treasurer ist TIS somit Gold wert.
2. Vom Überblick zum Durchblick
Nachdem die technischen und allgemeinen Strukturen, die Treasurern das Leben erleichtern, optimiert sind, ist es wichtig, sich mit dem Stand des Unternehmens bestens auszukennen. Ein gesamter Überblick ist somit Gold wert! Um etwas zu verbessern, müssen Sie zunächst wissen, was es überhaupt zu verbessern gibt. Führen Sie also einen allgemeinen Check über den Stand der Dinge durch.
Status quo-Check:
1. Welche Projekte laufen gerade, welche sind geplant und welche wurden abgeschlossen?
2. Gibt es Probleme in Verbindung mit diesen Projekten oder geht alles seinen geplanten Weg?
Danach führen Sie einen Finanzcheck durch: Hier sollten Sie sich über die zur Verfügung stehenden Ressourcen informieren und welche in gegebenem Falle noch ausgeschöpft werden könnten. Zusätzlich sollten Sie über die Liquidität des Unternehmens Bescheid wissen – wo bestehen noch Engpässe oder wo könnten sich welche entwickeln?
Achtung! Denn das wird schnell vernachlässigt: Auch innerhalb Ihres Teams sollten Sie den Ablauf der Bearbeitungsprozesse kennen und im Auge behalten. So erkennen Sie schnell interne Schwachstellen, bevor Sie diese außerhalb zu suchen beginnen.
Halten Sie diesen Überblick immer aktuell und ergänzen Sie Neuigkeiten und Änderungen. Dadurch können Sie mögliche Risiken für Ihr Unternehmen frühzeitig aufspüren und negative Auswirkungen verringern oder sogar verhindern. Der Überblick hilft Ihnen ebenfalls einzuschätzen welche Unterstützung Sie auch von anderen Abteilungen benötigen. Diese freuen sich bestimmt, wenn sie nicht spontan erste Hilfe leisten müssen, sondern rechtzeitig Bescheid wissen, um ihre Anfrage in ihre Arbeit zu integrieren. Das hilft Ihnen bei der fristgerechten Bearbeitung und damit auf lange Sicht auch beim Erreichen Ihrer eigenen Ziele.
Das Aufspüren von Handlungsnotwendigkeiten ermöglicht Ihnen eine rechtzeitige Reaktion. Erkennen Sie eine Chance auf eine langfristig zu erreichende Verbesserung, sollten bald nötige Schritte eingeleitet werden. Wird allerdings die Möglichkeit einer kurzzeitigen Verbesserung erkannt, müssen sofort Schritte eingeleitet werden.
Sie sehen: Insgesamt hilft der Überblick dabei, dass Sie keine Verbesserungsmöglichkeit mehr verpassen.
3. Nur ein optimierter Berichterstattungsprozess ist auch ein guter
Eine korrekte und ausführliche Berichterstattung über alle laufenden und künftigen Projekte kann eine große Rolle für den Erfolg im Treasury spielen. Logisch funktionieren manche Projekte auch ohne ein akribisches Protokoll, das nebenher auch noch viel Zeit frisst, sehr gut. Jedoch werden Sie vielleicht irgendwann auf einen Fehler stoßen, der nicht mehr zurückzuverfolgen ist und eine dominoähnliche Kettenreaktion auslösen könnte – vielleicht auch nicht, man weiß es nicht. Doch wäre es Ihnen nicht lieber, ein wenig mehr Arbeit zu investieren, um im Fall der Fälle abgesichert zu sein? Optimieren Sie aus diesem Grund den müßigen Berichterstattungsprozess und spicken Sie ihn mit Details, sodass Sie, sollte später ein Problem auftreten, den Ursprung direkt erkennen und beheben können.
Für die Erstellung eines Planes zählt der Leitsatz: Optimistisch jedoch realistisch.
4. Mit Plan zum Ziel
Haben Sie den vollen Durchblick über die aktuellen Gegebenheiten des Unternehmens, machen Sie sich Gedanken über künftige Erfolge und Ziele. Hierfür sollten Sie sich einen genauen Fahrplan erstellen, indem alle Projekte, Aufgaben, Kunden usw. aufgezeichnet sind. Nachdem Sie wissen, was Sie künftig erreichen wollen und wo sich Ihre Ziele befinden, zeichnen Sie diese ebenfalls ein. Unterteilen Sie Ihre Ziele in langfristig, mittelfristig oder kurzfristig zu erreichende und ordnen Sie sie nach Priorität. Suchen Sie danach einen Weg die Ziele von der aktuellen Lage aus zu erreichen. Der vorher verschaffte Überblick wird Ihnen immens bei der Einschätzung der Umsetzungsmöglichkeiten helfen!
Erscheint ein Ziel momentan unmöglich, verschieben Sie dieses auf einen späteren Zeitpunkt, vergessen Sie es allerdings nicht. Haben Sie jedoch einen Weg gefunden, machen Sie sich an die Planung oder direkt an die Umsetzung.
Tipp:
Denken Sie immer daran auch das Einverständnis aller Beteiligten einzuholen. Seien Sie bestimmt, aber sehen Sie auch ein, wenn ein Kollege gute Gründe nennt ein Ziel zu verschieben.
5. Schweigen ist Silber, Reden ist Gold
Auch wenn im Alltagsleben die gegenteilige Meinung verbreitet ist, sollten Sie als Treasurer eine gute Kommunikation mit allen Beteiligten pflegen. Halten Sie dafür regelmäßige Meetings mit Ihrem Team ab. Das hilft Ihnen den aktuellen Stand der Projekte immer im Auge zu behalten. Führen Sie Projektabschlussberichte ein und gleichen Sie Ihre Erwartungen mit denen Ihrer Kollegen ab. Wichtig ist es Ihren Fahrplan und die Ziele, die es zu erreichen gilt, jederzeit und für jeden zugänglich zu halten. Dabei sollten Sie nicht nur Ihre engen Kollegen updaten, sondern auch die Beteiligten anderer Abteilungen. Dadurch können Sie sich gegebenenfalls auch schon einmal die Zustimmung für benötigte Mittel in künftigen Vorhaben einholen. Eine gute interne Kommunikation ist also wichtig, doch auch der Kontakt zu externen Partnern und Kunden ist ausschlaggebend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Gerade dort sollten Sie Probleme schnell erkennen und beheben, um Schlimmerem vorzubeugen.
Tipp:
Allgemein gilt: Vor allem bei der Einführung neuer Arbeitsprozesse lieber zu viel als zu wenig. Eine unzureichende Kommunikation führt zu Missverständnissen und birgt ein Risiko für den Erfolg der Projekte. Wenn Sie merken, dass einige Meetings und Berichterstattungen überflüssig sind, reduzieren Sie diese.
Wie so oft im Leben, gibt es leider keinen Leitfaden, der Erfolg garantieren kann. Mit diesen fünf Tipps sind Sie allerdings auf dem rechten Weg. Wichtig dabei ist, dass Sie bei all der Koordinationsarbeit Ihre eigentlichen Aufgaben nicht aus den Augen verlieren. Erstellen Sie eine (imaginäre) Liste mit Aufgaben, die es zu erledigen gibt. Dabei sollte eine ausgeglichene Balance zwischen Ihren eigentlichen Aufgaben, also z.B. der Finanzplanung, der Absicherung finanzieller Risiken oder der Kontaktpflege zu Banken und Kapitalmärkten und der Koordination, die Sie zu leisten haben, entstehen. Meist geht beides einher, jedoch sollte keines allein die Überhand gewinnen. Bleiben Sie fokussiert!
